E-Gutscheine automatisch versenden — Schritt für Schritt
Von Manuel Gick·Zertifizierter Experte für KI & Automatisierung
Kaum etwas bleibt bei Kunden so hängen wie eine persönliche Geste zum richtigen Zeitpunkt. Stell dir vor, direkt nach dem Kauf landet ein Gutschein im Postfach — oder als Dankeschön in einer Treueaktion. Das ist mehr als ein „Danke": Es macht aus einer Bestellung ein Erlebnis. Die Frage ist nur, wie man das verlässlich hinbekommt, ohne jeden Tag daran zu denken.
Dieser Beitrag zeigt einen schlanken Weg, E-Gutscheine automatisch zu verschicken. Ob Onlineshop oder digitales Produkt — das Grundgerüst ist dasselbe.
Die Datenbasis anlegen
Zuerst brauchst du zwei Tabellen. Wir nutzen hier Google Tabellen als einfache Datenbank für Beispielbestellungen. Die Bestellungen können aus Shopify, WooCommerce oder jedem anderen System kommen — hier werden sie nur abgelegt. Typische Spalten: Datum, Bestellnummer, Summe, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse.
Die zweite Tabelle enthält die vorbereiteten Gutscheincodes. Hier legst du auch die Bedingungen für die Vergabe fest — etwa ab welchem Bestellwert oder für welche Produkte ein Gutschein rausgeht.
Zusätzliche Spalten für Vergabedatum, Empfänger und zugehörige Bestellnummer helfen später beim Nachvollziehen.
Das ist die schlichteste Fassung — erweitern kannst du sie jederzeit.
Den Ablauf automatisieren
Den eigentlichen Ablauf baust du in Make. Dort legst du fest, welcher Gutschein bei welchem Bestellwert, bei welchen Produkten oder unter welchen sonstigen Bedingungen rausgeht.
Zum Mitbauen: Über unseren Partner-Link startest du mit einem Monat Make Pro und 10.000 Credits — genug, um diesen Ablauf komplett aufzubauen und im Echtbetrieb zu testen. Danach wechselt dein Konto automatisch in den kostenlosen Tarif. Dieses Startguthaben gibt es nur über Partner von Make und nur bei einer Neuanmeldung — wer bereits ein Make-Konto hat, bekommt es nicht.
Im Beispielszenario holen wir zuerst die Bestelldaten aus der Google-Tabelle — das Modul durchsucht dazu die Zeilen.
Die Bestellung kann genauso gut direkt aus Shopify oder WooCommerce kommen — oder per Webhook aus einem anderen System.
Als Nächstes kommen die Bedingungen. Die erste prüft die Bestellnummer; im Beispiel ist das die 10001, der erste Datensatz aus unseren Testdaten.
Die zweite Bedingung prüft, ob eine bestimmte Markierung noch fehlt.
So stellst du sicher, dass jede Bestellung genau einen Gutschein bekommt und keine Dubletten rausgehen.
Im Beispiel geht ein Gutschein pro Durchlauf raus, weil die Zahl der zurückgegebenen Zeilen auf eins begrenzt ist. Diese Grenze kannst du anheben, wenn du mehrere auf einmal verschicken willst.
Jetzt holt das Szenario den nächsten freien Gutscheincode.
Dafür schaut es in die Gutschein-Tabelle und sucht Einträge ohne Vergabedatum und ohne Empfänger — nur die sind noch unbenutzt.
Geprüft wird beides: ob der Gutschein überhaupt existiert und ob noch kein Datum eingetragen ist. Genau dieses Feld schreiben wir am Ende des Ablaufs.
Steht der Gutschein fest, geht er per E-Mail an die Person, die bestellt hat — oder an die Adresse, die im Datensatz hinterlegt ist.
Die Gutscheine verschicken
Der Versand selbst ist der einfachste Teil. Du legst eine E-Mail-Vorlage mit Gutscheincode und Empfängerdaten an — den Rest erledigt der Ablauf.
Betreff und die übrigen E-Mail-Einstellungen legst du frei fest. Im Textfeld des Gmail-Moduls kannst du HTML verwenden, damit die Mail ordentlich aussieht und gut lesbar ist.
Die E-Mail kann den Code selbst enthalten oder einen Link zum direkten Einlösen — ganz wie du willst. Genauso gut läuft der Versand über Slack oder einen anderen Kanal, über den du ohnehin mit deinen Kunden sprichst.
Eine Ausnahme, die man kennen muss: Über Facebook Messenger geht das seit April 2026 nicht mehr. Meta hat die Nachrichten-Kennzeichnungen abgeschafft, mit denen sich Mitteilungen wie Bestellbestätigungen und Gutscheine auch außerhalb des 24-Stunden-Fensters verschicken ließen. E-Mail und Slack bleiben davon unberührt.
Nachhalten und aktualisieren
Nach dem Versand ist Buchführung angesagt — sonst bekommt jemand denselben Gutschein zweimal. Dazu aktualisierst du die Markierung in deinem Shop und den Eintrag in der Gutschein-Tabelle.
Im Beispiel bekommt die Bestellung die Markierung eGift Sent, die in der Datenbank landet. Genau diese Markierung fragt der Filter vom Anfang ab — so kann derselbe Gutschein nicht zweimal rausgehen.
Du kannst beliebig weitere Bedingungen ergänzen: Umsatz des Kunden, gekaufte Artikel, Zeitraum. So entsteht aus dem Grundgerüst ein Gutscheinprogramm, das zu deinem Betrieb passt.
Zuletzt hältst du im Gutschein-Blatt fest, wer den Code wann bekommen hat — das Datum kommt als aktueller Zeitstempel.
Dazu kommen Vorname, Nachname, bei Bedarf die E-Mail-Adresse und die Bestellnummer — damit ist jeder Code eindeutig zugeordnet.
Damit das Datum lesbar bleibt, hilft die Funktion formatDate, mit der du Jahr, Monat und Tag selbst bestimmst.
Welche Funktionen Make dafür sonst noch mitbringt, steht in Makes Funktionsübersicht.
Der Ablauf im Überblick
Noch einmal die fünf Schritte am Stück:
- Die nächste Bestellung holen — egal aus welcher Quelle
- Den ersten noch nicht vergebenen Gutscheincode finden
- Die E-Mail mit dem Gutscheincode verschicken
- Die Bestellung als erledigt markieren
- Die Gutschein-Tabelle aktualisieren
Fazit: der Weg zu zufriedeneren Kunden
Ein automatisierter Gutscheinversand spart dir Zeit und macht gleichzeitig das Erlebnis für deine Kunden besser. Mit den Schritten oben steht das Grundgerüst — und ab da schickt es Gutscheine raus, ohne dass jemand daran denken muss.
Der wichtigste Teil ist übrigens nicht der Versand, sondern die Buchführung danach. Wer das Nachhalten weglässt, verschickt irgendwann denselben Code zweimal — und genau das fällt Kunden auf.
Wenn du wissen willst, welche Abläufe in deinem Betrieb sich zuerst lohnen: In einer kostenlosen Analyse schauen wir gemeinsam drauf.
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