PDFs aus Google Docs automatisch erstellen
Von Manuel Gick·Zertifizierter Experte für KI & Automatisierung
Kennst du das: Rechnungen, Angebote, Berichte — und jedes Mal derselbe Griff zu „Herunterladen als PDF"? Wenn deine Dokumente in Google Docs liegen, lässt sich dieser Handgriff komplett abgeben.
Dieser Beitrag zeigt, wie du PDFs automatisch erzeugst, mit echten Daten füllst und direkt verschickst — ohne eine Zeile Code.
Der Ausgangspunkt
Wir machen aus diesem Google-Dokument eine PDF-Datei.
Von Hand geht das mit zwei Klicks — aber eben jedes Mal wieder. Genau das übernimmt Make.com, ein Werkzeug, mit dem du Abläufe ohne Programmierung zusammensteckst.
Zum Mitbauen: Über unseren Partner-Link bekommst du einen Monat Make Pro mit 10.000 Credits — genug, um diesen Ablauf aufzubauen und mit echten Daten zu testen. Danach wechselt dein Konto von selbst in den kostenlosen Tarif. Dieses Startguthaben gibt es nur über Make-Partner und nur bei einer Neuanmeldung — wer bereits ein Make-Konto hat, bekommt es nicht.
Die einfache Variante
Im Detail:
Zuerst holst du das Dokument mit dem Google-Docs-Modul Download a Document und wählst als Typ PDF.
Danach lädst du die Datei an einen anderen Ort hoch.
Eine Stufe weiter: Dokumente mit echten Daten
Richtig nützlich wird es, wenn das Dokument bei jedem Lauf andere Inhalte bekommt. Grundlage dafür ist eine schlichte Kundentabelle.
Aus jeder Zeile dieser Tabelle entsteht ein eigenes Dokument, das anschließend zum PDF wird — eine Rechnung, ein Bericht, ein Anschreiben, was immer du brauchst.
Als Beispiel dient diese Vorlage:
Im Kopf stehen Name, Titel, Firma, Anschrift, Land, Anrede und Nachname.
Wichtig: Alles, was später durch echte Werte ersetzt werden soll, steht in geschweiften Klammern.
So entsteht Inhalt, der sich je Datensatz ändert. Schriftart, Fettung, Kursivsatz und Format bleiben dabei genau so, wie du sie in der Vorlage angelegt hast.
Der Ablauf Schritt für Schritt
Jetzt holt Make die Daten aus der Google-Tabelle und baut daraus das Dokument.
Zuerst die Daten: Ein Filter begrenzt den Abruf auf eine Zeile. Lässt du den Filter weg, arbeitet der Ablauf alle Zeilen nacheinander ab.
Dann wird aus der Vorlage ein Dokument erzeugt.
Make erkennt die Platzhalter aus den geschweiften Klammern und bietet sie als Felder an.
Du klickst in ein Feld und wählst die passende Spalte aus der Tabelle — fertig ist die Verknüpfung.
Auch Titel und Datum des Dokuments kannst du dynamisch zusammensetzen, damit jede Datei einen eindeutigen Namen bekommt.
Wie du Datumsangaben und andere Werte in Make umformst, steht in Makes Funktionsübersicht.
Dann wählst du den Zielordner — hier ein Ausgabeordner in Google Drive.
Das Google-Drive-Modul lädt die Datei anhand der Dokument-ID herunter — das funktioniert mit verschiedenen Dateiformaten.
Schaltest du die erweiterten Einstellungen ein, kannst du das Zielformat wählen — für Google-Dokumente nehmen wir PDF.
Zum Schluss legst du die fertige Datei mit dem Modul Upload a File im gewünschten Google-Drive-Ordner ab.
Das Ergebnis
Der Ablauf in vier Schritten:
- Daten aus der Google-Tabelle holen
- Aus Vorlage und Daten ein Dokument erzeugen
- Die Datei als PDF herunterladen
- Das PDF im Zielordner in Google Drive ablegen
Heraus kommt ein fertiges PDF mit den persönlichen Angaben aus der jeweiligen Zeile.
Die PDFs direkt per E-Mail verschicken
Die Dateien müssen nicht im Ordner liegen bleiben — sie können direkt als Anhang rausgehen. Praktisch bei Rechnungen und Verträgen.
Der Anfang ist derselbe: Daten aus der Tabelle holen, filtern, Dokument aus der Vorlage erzeugen.
Zur Unterscheidung hängen wir dem Titel „with email" an.
Nach dem Herunterladen mit den erweiterten Einstellungen kommt das Modul Send an Email.
Ob Gmail, Outlook oder ein anderer Anbieter — der Ablauf ist derselbe: Empfänger, Betreff und Text eintragen, die heruntergeladene Datei anhängen.
Im Postfach liegt dann die E-Mail samt Anhang.
Im Beispiel heißt der Anhang „Manuel Gick with email" — erzeugt aus der Vorlage, gefüllt mit den Daten aus der Tabelle.
Fazit
Was hier am Beispiel eines Anschreibens läuft, funktioniert genauso für Rechnungen, Angebote, Zertifikate oder Berichte. Der Aufwand steckt einmal in der Vorlage — danach erledigt der Ablauf jede weitere Datei allein.
Und wenn du wissen willst, welche Dokumente in deinem Betrieb sich zuerst lohnen: In einer kostenlosen Analyse gehen wir das gemeinsam durch.
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