Langdock Erfahrungen aus der Praxis: Was ein Monat Rollout bei uns verändert hat

Langdock ist die KI-Plattform aus Berlin, auf der ein Team Chat, Wissensbasen und eigene Agenten betreibt, DSGVO-konform und in der EU gehostet. Unsere Langdock Erfahrungen stammen nicht aus einem Testaccount, sondern aus dem eigenen Betrieb: Bei uns laufen über 40 eigene KI-Agenten in Langdock – dazu weitere Agenten und KI-Workflows an anderen Stellen im Betrieb.

Wer nach Erfahrungen mit Langdock sucht, findet vor allem Funktionslisten. Hier steht stattdessen, wie ein Rollout in einem Betrieb mit rund 20 Leuten wirklich lief: eine Pilotphase mit drei Entwicklern, ein Baukasten für den Rest des Teams, ein paar Regeln, die wir uns nach Fehlern gegeben haben, und die Zahlen eines Monats, aus denen wir heute ablesen, ob das Werkzeug im Alltag angekommen ist. Die kurze Version vorweg: Im August hatte bei uns der Chat noch den größten Anteil an der Nutzung, 43 Prozent. Im September liefen sieben von zehn Nachrichten über Agenten.

Wie sah es bei uns vor dem Rollout aus?

Langdock war bei uns schon länger im Einsatz, als Chat für das Team und für die ersten Agenten, darunter der Buchhaltungs-Agent, der Fragen zu Belegen und Buchungen direkt aus SevDesk, Bankkonto und Postfach beantwortet und auf Auftrag auch selbst bucht. Wie wir unsere Buchhaltung insgesamt zu rund 90 Prozent automatisiert haben, zeigt unsere Case Study zur Buchhaltung. Was fehlte, war die Tiefe. Die Plattform wurde genutzt, aber vor allem so, wie man ein Chat-Werkzeug nutzt: Frage eintippen, Antwort lesen, Kontext beim nächsten Mal wieder eintippen.

Die Zahlen aus der Nutzungsauswertung von Langdock für August (3. August bis 4. September) zeigen das deutlich. Von rund 3.500 Nachrichten im Monat liefen 43 Prozent über den Chat und 38 Prozent über Agenten, der Rest über Projekte. 38 verschiedene Agenten waren im Einsatz, und zwölf der 13 Nutzer waren aktiv. Der Hebel lag also nicht bei mehr Nutzern, sondern in der Art der Nutzung: Ein großer Teil der Arbeit lief noch als Frage und Antwort im Chat und nicht über Agenten, die Aufgaben mit den angebundenen Werkzeugen erledigen. Die Lizenz ist da, das Werkzeug funktioniert, und trotzdem bleibt der größte Hebel liegen. Unser Eindruck: An diesem Punkt bleiben viele Teams stehen.

Warum wir trotzdem bei Langdock geblieben sind, hat weniger mit dem Chat zu tun als mit dem Rest: ein Firmen-Account statt privater Konten, Rollen und Rechte, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, ISO 27001, Hosting in der EU, und die Agenten-Funktion, die einen einmal gebauten Helfer dem ganzen Team zur Verfügung stellt. Transparenz: Dieser Link ist ein Empfehlungs-Link (Affiliate). Nutzt du ihn, erhalten wir ggf. eine Provision – für dich ändert sich nichts am Preis. Was die Plattform grundsätzlich ist und für wen sie gemacht ist, steht in Was ist Langdock?.

Wie haben wir den Rollout aufgebaut?

Den Plan haben wir auf etwa sechs Wochen angelegt, in drei Stufen: Pilotphase, Vorbereitung, Rollout für alle. Ein Kollege hat die Pilotphase und die Vorbereitung geleitet und wird sich jetzt vor allem auf Langdock-Einführungen bei Kunden konzentrieren.

Stufe 1: Drei Piloten, drei eigene Assistenz-Agenten

Für die Pilotphase haben wir drei Entwickler ausgewählt, mit unterschiedlichen Startpunkten: einer nutzte Langdock fast nur als Chat, einer arbeitete schon überwiegend mit Agenten, einer lag dazwischen. Sie bekamen keine fertige Lösung, sondern Material: welche Anbindungen es gibt, welche Fähigkeiten sich einem Agenten mitgeben lassen, wofür Projekte und Vorlagen gedacht sind. Den Rest haben sie selbst gebaut.

Alle drei bauten sich als Erstes einen persönlichen Assistenz-Agenten, ohne dass das jemand vorgegeben hätte: einen Agenten, der die eigene Arbeit kennt, mit den eigenen Werkzeugen verbunden ist und Aufgaben an spezialisierte Agenten weiterreicht. Daneben hat jeder Pilot etwas Eigenes gebaut: einen Agenten, der die Arbeit des Vortags mit dem aktuellen Stand vergleicht und die Dokumentation in den Projektwerkzeugen nachführt, einen Agenten, der eine Kundenanfrage aus Slack oder E-Mail in mögliche Bedeutungen zerlegt und den sichersten Einstieg vorschlägt, und erste Bausteine für einen Agenten-Baukasten, der die Delegation zwischen Agenten vereinfachen soll.

Nach vier Wochen haben wir die Nutzung der drei Piloten vor und nach der Pilotphase verglichen. Beim Chat-Nutzer stieg die Agenten-Nutzung um rund 60 Prozent, der zweite verdoppelte seine Nachrichten insgesamt, weil ein täglicher Ablauf seinen Assistenten jeden Morgen mit den Aufgaben des Tages versorgt, und der dritte arbeitete am Ende fast ausschließlich über Agenten. Das war das Signal, das wir brauchten: Der Effekt hing nicht an einer Person, sondern am Muster.

Stufe 2: Aus dem Muster einen Baukasten machen

Die ehrliche Erkenntnis aus der Pilotphase: Die Assistenten der Piloten waren eng auf ihre Besitzer zugeschnitten, und Anpassung in dieser Tiefe kann einen ganzen Arbeitstag kosten. Das kann niemand von Kollegen verlangen, deren Hauptjob Kundenprojekte sind. Also haben wir den Weg verkürzt, ohne das Ergebnis zu verkürzen:

• Eine Vorlage für den Assistenz-Agenten. Jeder dupliziert sie, verbindet seine eigenen Konten und beantwortet in der Aufbau-Funktion von Langdock ein paar Fragen: Was soll der Assistent erledigen, was braucht eine Bestätigung, wohin wird delegiert. Die beiden Piloten, die das getestet haben, brauchten dafür zehn bis fünfzehn Minuten. Wer will, kann danach beliebig tief anpassen.
• Eine Übersicht aller Fähigkeiten und Agenten, nach Aufgaben sortiert, damit niemand die Liste in der Plattform durchklicken muss, um zu wissen, was es schon gibt.
• Vorgeschlagene Unter-Agenten, an die der Assistent delegiert: der Agent fürs Nutzer-Story-Schreiben, der Wissens-Agent an der Datenbank, der Spezialist für unsere Make.com-Szenarien.
• Eine Regel zur Modellwahl. Der Kollege, der die Einführung leitet, hatte in einer Testreihe festgestellt, dass die automatische Modellwahl der Plattform bei Routineaufgaben sehr gute Ergebnisse liefert, bei einem Bruchteil des Verbrauchs des großen Modells, und das an die Piloten weitergegeben. Seitdem gilt: Standard ist die Automatik, das große Modell nur für Aufgaben, die wirklich Denkleistung brauchen, etwa das Bauen einer kompletten Oberfläche.
• Ein KI-Champion je Entwicklungsteam, der Fragen in der Gruppe beantwortet, damit die Einführung nicht an einer Person hängt.

Stufe 3: Zwei Wochen Rollout, nicht zwei Monate

Wir haben für den Rollout bewusst nur zwei Wochen angesetzt: eine Woche, um den eigenen Assistenten aufzusetzen, eine Woche, um ihn in den Arbeitsalltag zu holen. Der Grund ist nüchtern: Die Einführung ist für alle eine Nebenaufgabe. Kundenprojekte und Fehlerbehebung gehen vor, und wenn ein Rollout länger dauert als zwei Wochen, verliert er gegen den Alltag. Ende September ging es los. Was dieselbe Einführung bei Kunden umfasst, steht auf unserer Langdock-Seite.

Die Regeln, die wir uns gegeben haben, manche davon nach Fehlern

Ein paar Regeln standen schon vor dem Rollout, andere kamen aus Fehlern:

1. Jeder baut seine Agenten selbst; geteilte Agenten werden vorher geprüft. Persönliche Helfer gehören der Person, die sie nutzt. Erst wenn ein Agent für andere freigegeben wird, schaut jemand drauf.
2. Lesen dürfen Agenten allein, Ändern und Senden bestätigt ein Mensch. In Langdock lässt sich je Anbindung festlegen, welche Aktionen eine Freigabe brauchen. Bei uns gilt: Ändern und Löschen immer, Lesen nie.
3. E-Mails nur als Entwurf. Anfangs durften Agenten Mails direkt verschicken. Es gab immer wieder Fehler oder seltsame Formulierungen. Seitdem schreiben sie Entwürfe, ein Mensch liest und schickt ab.
4. Eigene Zugänge statt geteilter Schlüssel. Jeder verbindet seine Werkzeuge mit seinem eigenen Zugang. So hat ein Agent nur die Rechte seiner Person, und ein Zugang lässt sich einzeln entziehen, ohne dass andere Agenten mitbrechen.

Warum diese Regeln so und nicht strenger sind, und wie du sie für dein Team ableitest, steht in Human in the Loop. Den allgemeinen Ablauf einer Einführung, von Rollen und Rechten bis zum ersten Agenten, beschreibt Langdock einführen.

Was hat sich in einem Monat verändert?

Die Zahlen stammen aus der Nutzungsauswertung von Langdock für unser Team, 13 Nutzer, September (7. September bis 4. Oktober) gegenüber August (3. August bis 4. September). Gemessen werden Nachrichten in der Plattform, keine gesparten Stunden. Das ist wichtig: Diese Zahlen zeigen, ob ein Werkzeug im Alltag angekommen ist, nicht, was es gebracht hat. Der September umfasst die Pilotphase, die Vorbereitung des Baukastens und die erste Woche des Team-Rollouts; die Zahlen zeigen also die Wirkung des gesamten Programms bis hierhin, nicht der zwei Rollout-Wochen allein.

Kennzahl	August	September	Veränderung
Nachrichten gesamt	3.502	5.276	+51 %
Anteil Agenten an allen Nachrichten	38 %	71 %	+33 Punkte
Anteil Chat	43 %	13 %	−30 Punkte
Nachrichten pro Tag	106	188	+78 %
Nachrichten je aktivem Nutzer	292	440	+51 %
Verschiedene Agenten im Einsatz	38	72	+89 %
Werkzeug-Aktionen der Agenten (Postfach, Ablage, Slack, Kalender, Datenbank)	2.554	6.093	+139 %
Nutzer mit über 500 Nachrichten	0	4	+4

Zwei Dinge daran sind uns wichtiger als die Prozentzahlen. Erstens die Verschiebung: Agenten gingen von weniger als vier von zehn Nachrichten auf sieben von zehn. Der Chat fiel vom größten Anteil auf den kleinsten. Für uns ist das der deutlichste Hinweis, dass Langdock nicht mehr nur als Suchfeld dient, sondern als Werkzeug, an das wir Aufgaben abgeben. Zweitens die Breite: Zwölf der 13 Nutzer waren in beiden Monaten aktiv, acht davon haben ihre Nutzung gesteigert, und die Zahl der Agenten, die tatsächlich benutzt wurden, hat sich fast verdoppelt. Nicht nur die Vielnutzer sind gewachsen, auch die Mitte: Der mittlere Nutzer kam von 331 auf 403 Nachrichten.

Zur Ehrlichkeit gehört auch die Gegenseite. Der Anteil der drei stärksten Nutzer an der gesamten Nutzung ist von 36 auf 48 Prozent gestiegen. Ein Teil des Wachstums kommt also von wenigen Leuten, und bei vier Nutzern ist die Nutzung gegenüber August zurückgegangen. Für deren Aufgaben haben wir offenbar noch keinen Ablauf gefunden, bei dem ein Agent spürbar Arbeit abnimmt. Den zu finden, ist die nächste Aufgabe des Rollouts, genau dafür sind die Vorlage und die Champions da. Und der September ist mit 28 Tagen kürzer als der gemessene August mit 33, weshalb die Nachrichten pro Tag die fairere Zahl sind als die Summe.

Was wir aus einem Monat Langdock Erfahrungen mitnehmen

• Die richtige Kennzahl ist der Agenten-Anteil, nicht die Lizenzzahl. Ein Team, das zu 70 Prozent über Agenten arbeitet, gibt Aufgaben ab. Ein Team mit vielen Chat-Nachrichten nutzt vor allem ein Suchfeld.
• Der persönliche Assistent ist der Einstieg, der trägt. Keiner der Piloten musste gezwungen werden: Sobald sie den Assistenten eines Kollegen gesehen hatten, wollten sie einen eigenen, und ein Kollege außerhalb der Pilotgruppe hat von sich aus nach Zugang gefragt. Eine Vorlage, die in 15 bis 20 Minuten steht, macht daraus einen Rollout statt eines Hobbys.
• Regeln vor Reichweite. Entwurf statt Versand, Freigabe für Änderungen, eigene Zugänge. Diese drei Regeln kosten im Alltag kaum Zeit und verhindern, dass die Fehler vom Anfang noch einmal passieren.
• Die Automatik beim Modell reicht für die meisten Aufgaben. Wer jedem Agenten das größte Modell gibt, zahlt ein Vielfaches des Verbrauchs für Arbeit, die die Automatik gut erledigt.
• Zwei Wochen planen, nicht zwei Monate. Nicht, weil es keine Arbeit ist, sondern weil die Einführung für alle eine Nebenaufgabe ist und eine Einführung, die sich zieht, gegen den Alltag verliert.

Mehr zu den Kosten, die über die Lizenz hinaus anfallen, vom Einrichten bis zur Betreuung, steht in Langdock Preise. Welche Agenten im Mittelstand typischerweise als Erstes entstehen, zeigt die Übersicht zu KI-Agenten.

Wie geht es bei uns weiter?

Der Rollout ist nicht abgeschlossen, sondern läuft. Die nächste Aufgabe ist die Breite: die Kollegen, die bisher wenig genutzt haben, mit der Vorlage und einem Champion an der Seite dahin zu bringen, wo die Piloten heute sind. Gemessen wird weiter mit denselben zwei Zahlen, die wir auch für Einführungen bei Kunden vorsehen: aktive Nutzer pro Woche und der Anteil der Nutzung, der über Agenten statt über den Chat läuft.

Unsere Langdock-Einführung für Kunden folgt derselben Logik: ein Start-Sprint, in dem Rollen, Rechte, der erste Ablauf und die ersten Agenten entstehen, und danach eine Begleitung über mehrere Monate, weil die eigentliche Arbeit nach dem Kick-off beginnt. Das Muster aus diesem Artikel, Piloten, Vorlage, Champions, Regeln, Messung, haben wir zuerst an uns selbst getestet. Es ist die Grundlage, auf der wir Einführungen bei Kunden planen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Langdock-Einführung bei euch?

Geplant sind etwa sechs Wochen in drei Stufen: Pilotphase mit drei Entwicklern, Vorbereitung des Baukastens und ein zweiwöchiger Rollout für das ganze Team, der Ende September begonnen hat und noch läuft. Der Rahmen ist bewusst kurz, weil das Team die Plattform schon als Chat nutzte, die Vorlage den Aufbau eines Agenten auf 15 bis 20 Minuten verkürzt und eine Einführung, die sich zieht, gegen den Alltag verliert.

Was ist ein persönlicher Assistenz-Agent, und warum hat bei euch jeder einen eigenen?

Ein Agent, der die Arbeit einer Person kennt, mit ihren Werkzeugen wie Postfach, Kalender, Slack und Projekttools verbunden ist und Aufgaben an spezialisierte Agenten weiterreicht. Jeder hat einen eigenen, weil die Anbindungen über den persönlichen Zugang laufen und die Aufgaben je nach Rolle verschieden sind. Eine gemeinsame Vorlage sorgt dafür, dass der Aufbau trotzdem nur etwa 15 bis 20 Minuten dauert.

Welche Regeln gelten bei euch für Agenten?

Vier: Jeder baut seine Agenten selbst, geteilte Agenten werden vorher geprüft. Lesen dürfen Agenten allein, Ändern und Senden bestätigt ein Mensch. E-Mails entstehen nur als Entwurf. Und jeder verbindet seine Werkzeuge mit dem eigenen Zugang, nicht mit einem geteilten Schlüssel. Eine davon, E-Mails nur als Entwurf, kam aus eigenen Fehlern; die anderen stammen aus der täglichen Praxis und aus einer Sicherheitsprüfung vor dem Rollout.

Was hat Langdock bei euch gekostet?

Die Lizenz kostet pro Platz und Monat, die aktuellen Preise und ein Rechenbeispiel stehen in Langdock Preise. Neben der Lizenz steht die Arbeit drumherum: die Pilotphase, der Baukasten, die Champions und die Zeit, die jeder in seinen ersten Agenten steckt. Genau diese Arbeit übernehmen wir bei Kunden in der Langdock-Einführung. Wer nur die Lizenz budgetiert, hat diese Arbeit nicht im Plan.

Ersetzt Langdock bei euch Make.com oder n8n?

Nein. Abläufe, die ohne Menschen im Hintergrund laufen, bauen wir weiter auf Automatisierungsplattformen wie Make.com oder n8n. Langdock ist bei uns der Ort für Chat, Wissensbasen und Agenten, mit denen Menschen arbeiten. Beides greift ineinander: Ein Agent in Langdock kann unsere Make.com-Szenarien analysieren und anpassen, und die Szenarien erledigen die Schritte, die danach anfallen.

Woran erkennt ihr, dass eine Einführung funktioniert?

An zwei Zahlen, die Langdock in der Nutzungsauswertung liefert: wie viele Leute pro Woche aktiv damit arbeiten und wie groß der Anteil der Nutzung über Agenten im Vergleich zum Chat ist. Steigt die erste Zahl und verschiebt sich die zweite in Richtung Agenten, ist das Werkzeug im Alltag angekommen. Bleiben beide stehen, hilft keine weitere Schulung, sondern ein konkreter Ablauf, der Zeit frisst.

Der nächste Schritt

Wenn du gerade überlegst, ob eine KI-Plattform in deinem Team über das Suchfeld hinauskommt, ist die ehrliche erste Frage nicht die nach dem Werkzeug, sondern die nach dem Ablauf, der bei euch am meisten Zeit frisst. Genau den finden wir in der kostenlosen Zeit-Potenzial-Analyse: 45 Minuten, kein Verkaufsgespräch, und du gehst mit deinen drei größten Zeitfressern und einer Empfehlung raus, ob Langdock, eine Automatisierung oder etwas ganz anderes der richtige erste Schritt ist.