Buchhaltung automatisiert: Von rund 60 auf 15 Stunden im Monat
Der Kunde: wir selbst – der kritischste, den wir haben. Unsere eigene Buchhaltung läuft auf SevDesk zu rund 90 % voll automatisiert, inklusive Abrechnung und Rechnungsstellung. Aus geschätzt rund 60 Stunden im Monat wurden etwa 15.
Wo die Zeit verschwand.
Bevor wir Kunden erzählen, was Automatisierung kann, halten wir die eigene Rechnung hin: Unsere Buchhaltung sah aus wie in jedem Betrieb. Belege steckten in E-Mail-Anhängen und Portalen, jemand lud herunter, tippte ab, ordnete zu – und suchte am Monatsende die Buchung, zu der der Beleg gehört. Dazu Abrechnung und Rechnungsstellung, jeden Monat aufs Neue.
Ohne Automatisierung wären es nach unserer Schätzung rund 60 Stunden im Monat gewesen – mehr als eine ganze Arbeitswoche, gebunden in Arbeit nach festen Regeln:
Die größten Herausforderungen
- Belege aus E-Mails und Portalen zusammensuchen
- Daten von Hand abtippen und erfassen
- Jeden Beleg der passenden Kontotransaktion zuordnen
- Umbuchungen zwischen Konten am Monatsende aufklären
- Abrechnung und Rechnungsstellung von Hand
- Rückfragen: „Fehlt hier ein Beleg?" – jedes Mal Suche statt Antwort
Was wir gebaut haben.
Das Zentrum ist SevDesk – drumherum eine Automatisierung, die die Fleißarbeit übernimmt:
Die Bausteine
- Belege automatisch aus E-Mails extrahiert: Kommt eine Rechnung per E-Mail an, wird der Beleg im Anhang erkannt und ausgelesen – Betrag, Datum, Absender.
- Als Beleg in SevDesk angelegt: ohne Download, ohne Abtippen.
- Mit der passenden Transaktion verknüpft: Beleg und Kontobewegung finden automatisch zueinander.
- Umbuchungen automatisch erkannt: Überträge zwischen den eigenen Konten werden erkannt und miteinander verknüpft – der Klassiker, der sonst Fragezeichen auf dem Kontoauszug produziert.
- Ein Buchhaltungs-Agent als Auskunfts-Schicht: In Langdock haben wir einen eigenen KI-Agenten gebaut, mit Zugriff auf SevDesk, Bankkonto und E-Mail-Postfach, trainiert auf Steuerberater- und Buchhaltungs-Inhalte. Fragen wie „Ist zu dieser Zahlung ein Beleg da?" beantwortet er direkt aus den echten Daten. Die Entscheidung bleibt beim Menschen – verbindliche steuerliche Auskünfte gibt weiterhin nur der Steuerberater.
Was es gebracht hat.
Rund 90 % der Buchhaltung laufen heute voll automatisiert. Aus geschätzt rund 60 Stunden im Monat wurden etwa 15 – rund 45 Stunden zurück, minus 75 %. Mehr als eine ganze Arbeitswoche, jeden Monat.
Die Zahlen
- Von rund 60 auf etwa 15 Stunden Buchhaltung pro Monat
- Rund 45 Stunden pro Monat zurück – minus 75 %
- Belege laufen automatisch von der E-Mail bis zur verknüpften Transaktion – 0× abtippen
- Umbuchungen zwischen Konten automatisch erkannt und verknüpft
- Rückfragen beantwortet der Buchhaltungs-Agent direkt aus den echten Daten
Und die letzten 10 %? Bewusst nicht automatisiert. Sonderfälle – ein Beleg ohne sauberen Anhang, eine ungewöhnliche Transaktion – und regelmäßige Kontrolle durch einen Menschen. Die Ablage bleibt GoBD-konform, und der Steuerberater bleibt: Die Automatisierung bereitet vor, sie ersetzt keine Steuerberatung. Wichtig zur Einordnung: Das ist unsere eigene Buchhaltung – unser Belegvolumen, unsere Prozesse. Was bei dir möglich ist, hängt von deinen Systemen ab und lässt sich vorher seriös einschätzen.
Wie es weitergeht.
Der Buchhaltungs-Agent wächst mit: mehr Wissensquellen, mehr Fragen, die er direkt beantwortet. Und der eigentliche Punkt dieser Case Study: Was wir für Kunden bauen, testen wir zuerst an uns selbst – die Buchhaltung ist dafür der ehrlichste Prüfstand, den wir haben. Die ausführliche Geschichte, inklusive dessen, was sich in jedem Betrieb übertragen lässt, steht im Artikel Buchhaltung automatisieren.
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