Du willst wissen, was Automatisierung kostet. Verständlich. Aber jeder, der dir hier eine einzige Zahl nennt, verkauft dir etwas. Was Automatisierung kostet, hängt davon ab, was du automatisierst, wie du es baust und wer es baut. Die Spanne reicht von 0 € bis fünfstellig. Wir gehen das ehrlich durch: reale Kosten, die drei üblichen Preismodelle, was den Preis wirklich treibt – und ab wann sich das Ganze für dich rechnet.

Die ehrliche Antwort: von 0 € bis fünfstellig

Drei Wege bringen eine Automatisierung ans Laufen. Jeder hat seinen Preis – und seinen Haken.

Selbst bauen: 0 € bis ein paar hundert Euro. Tools wie Make.com haben einen kostenlosen Tarif. Für kleine Abläufe zahlst du nur die Tool-Gebühr, oft unter 20 € im Monat. Der Haken: deine Zeit. Du lernst das Tool, baust, testest, reparierst. Für etwas Kniffliges schnell mehrere Tage – die keiner bezahlt außer dir.

Freelancer: 500 € bis 4.000 € pro Projekt. Ein Freelancer baut dir den Ablauf. Günstiger als eine Agentur, oft schnell. Der Haken: Wenn er weg ist, ist das Wissen weg. Bricht die Automation in sechs Monaten, stehst du allein da – Dokumentation gibt es selten.

Agentur: 3.000 € bis fünfstellig pro Projekt. Eine Agentur analysiert deinen Prozess, baut sauber, dokumentiert und bleibt ansprechbar. Der Haken: der Preis. Aber du zahlst nicht nur fürs Bauen – du zahlst dafür, dass jemand den Prozess versteht, die Ausnahmen mitdenkt und die Verantwortung trägt. Bei uns liegt ein SCALE²-Sprint mit Festpreis meist zwischen 5.000 € und 18.000 €.

Welcher Weg richtig ist, hängt nicht vom Budget ab, sondern vom Prozess. Eine E-Mail-Weiterleitung baust du selbst. Die Automation, die CRM, Rechnungsstellung und Lager verbindet, willst du nicht am Freitagabend allein reparieren.

Die drei Preismodelle – und ihre Tücken

Egal ob Freelancer oder Agentur: Abgerechnet wird auf eine von drei Arten. Du solltest jede kennen, bevor du unterschreibst.

Stundensatz

Du zahlst pro geleisteter Stunde, meist 80 € bis 150 €. Klingt fair. Der Nachteil: Du weißt vorher nie, was am Ende auf der Rechnung steht. Zieht sich das Projekt, zahlst du mehr – der Anreiz, schnell zu arbeiten, liegt nicht beim Dienstleister. Gut für kleine, klar umrissene Aufgaben. Riskant für alles Größere.

Festpreis

Ein fixer Preis für ein klar definiertes Ergebnis. Der Vorteil: Du kennst die Kosten vorher, punktgenau. Das Risiko einer Verzögerung liegt beim Dienstleister, nicht bei dir. Der Nachteil: Es braucht vorher eine saubere Analyse, sonst wird nachverhandelt. Deshalb steht bei uns die Analyse vor dem Festpreis. Mehr dazu, was in so einem Festpreis steckt, liest du in unserer Übersicht zu Leistungen und Kosten einer Make.com-Agentur.

Retainer

Du zahlst monatlich einen festen Betrag für laufende Betreuung. Sinnvoll, wenn ständig neue Automationen dazukommen. Der Nachteil: Du zahlst auch in Monaten, in denen nichts passiert. Viele Agenturen drängen in den Retainer, weil er ihnen planbaren Umsatz bringt – nicht, weil du ihn brauchst. Frag dich ehrlich: Hast du wirklich jeden Monat neue Automatisierungen? Wenn nein, ist ein Retainer verbranntes Geld.

Was den Preis wirklich treibt

Zwei Automationen können äußerlich gleich aussehen und trotzdem das Zehnfache auseinanderliegen. Vier Dinge machen den Unterschied.

Prozess-Komplexität. Ein linearer Ablauf – Auslöser, Schritt, fertig – ist billig. Sobald Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen dazukommen („wenn Kunde aus der Schweiz, dann anders rechnen"), steigt der Aufwand. Nicht das Tool ist teuer, sondern die Logik dahinter.

Anzahl der Systeme. Zwei Systeme zu verbinden ist einfach. Fünf Systeme, die alle sauber zusammenspielen müssen, sind eine andere Liga. Jede Schnittstelle ist eine mögliche Fehlerquelle, die getestet und abgesichert werden muss.

Die Ausnahmen. Der Normalfall ist schnell gebaut. Das Geld steckt in den Ausnahmen: Was, wenn ein Feld leer ist? Wenn ein System kurz nicht antwortet? Wenn zwei Datensätze kollidieren? Eine Automation, die nur den Idealfall abdeckt, fällt beim ersten echten Chaos auf die Nase. Die Ausnahmen sauber abzufangen ist oft die Hälfte der Arbeit.

Dokumentation. Eine undokumentierte Automation ist eine Blackbox. Läuft, bis sie nicht mehr läuft – und dann versteht keiner mehr, warum. Saubere Doku kostet Zeit im Bau, spart dir aber ein Vielfaches, sobald etwas geändert oder repariert werden muss.

Rechenbeispiel: 15 Stunden pro Woche zurück

Zahlen sind besser als Behauptungen. Rechnen wir einen typischen Fall durch. Wichtig: Das ist eine Beispielrechnung, kein Versprechen – deine echten Zahlen können abweichen.

Angenommen, eine Automation gibt dir und deinem Team 15 Stunden pro Woche zurück, die heute in stumpfes Kopieren, Nachtippen und Nachhaken fließen. Rechnen wir konservativ mit 80 € als Stundenwert:

• 15 Stunden × 80 € = 1.200 € Gegenwert pro Woche
• 1.200 € × 52 Wochen = 62.400 € Gegenwert pro Jahr

Stell diese 62.400 € neben einen Festpreis von, sagen wir, 12.000 €. Die Automation hat sich nach gut zehn Wochen bezahlt. Alles danach ist Gewinn – Jahr für Jahr. Und die 80 € sind vorsichtig gerechnet. Rechne nach. Gewinn zurück.

Der ehrliche Nachsatz: Nicht jede Automation gibt dir 15 Stunden. Manche geben dir zwei. Aber selbst zwei Stunden pro Woche sind über 8.000 € Gegenwert im Jahr. Die Frage ist nie, ob sich Automatisierung lohnt, sondern welcher Prozess zuerst.

Tool-Kosten vs. Projekt-Kosten

Ein Denkfehler kostet viele Betriebe unnötig Nerven: Sie verwechseln Tool-Kosten mit Projekt-Kosten. Zwei völlig verschiedene Dinge.

Die Tool-Kosten sind die laufende Gebühr für die Plattform, auf der deine Automation läuft. Bei Make.com startet der Core-Tarif bei rund 9 $ im Monat, ein kostenloser Einstiegstarif existiert (Stand: Juli 2026, aktuelle Preise auf make.com/pricing). Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe reden wir über 10 € bis 50 € im Monat. Klein. Planbar. Wie deine Stromrechnung. Wie sich diese Gebühren genau zusammensetzen, erklären wir unter Make.com-Preise erklärt.

Die Projekt-Kosten sind das einmalige Honorar dafür, dass jemand die Automation plant, baut, testet und dokumentiert. Das ist der große Posten – aber es ist eine einmalige Investition, kein Abo.

Wichtig für deine Rechnung: Die Tool-Gebühr läuft weiter, die Projekt-Kosten fallen einmal an. Wer dir eine Automation für 15.000 € baut und dann 500 € Tool-Kosten im Monat verursacht, hat entweder überdimensioniert oder verkauft dir teure Zusatzleistung. Für die allermeisten Betriebe bleiben die laufenden Kosten winzig.

Ab wann sich Automatisierung rechnet

Die klare Faustregel: Automatisierung rechnet sich, wenn eine Aufgabe wiederkehrend, regelbasiert und zeitfressend ist. Alle drei Bedingungen sollten zutreffen.

Wiederkehrend heißt: Die Aufgabe passiert oft – täglich, wöchentlich, bei jedem neuen Kunden. Etwas, das einmal im Jahr vorkommt, automatisierst du nicht.

Regelbasiert heißt: Es gibt klare Wenn-dann-Regeln, keine Bauchentscheidung. „Neue Bestellung kommt rein, also lege Kunde an und schicke Bestätigung" ist regelbasiert. „Prüfe, ob der Kunde sympathisch wirkt" ist es nicht.

Zeitfressend heißt: Es kostet spürbar Zeit. Zwei Minuten pro Woche sind es nicht wert. Zwei Stunden am Tag schon.

Wenn alle drei zutreffen, ist die Rechnung fast immer positiv – meist rechnet sich das Projekt in wenigen Monaten, nicht Jahren. Das gilt besonders im Mittelstand, wo dieselben Handgriffe hundertfach anfallen. Wie das konkret aussieht, zeigen wir in unserem Überblick zur Prozessautomatisierung im Mittelstand.

Günstig anfangen: der kleinste sinnvolle Schritt

Der größte Fehler ist, groß zu starten. Du brauchst kein 20.000-€-Projekt, um zu wissen, ob Automatisierung für dich funktioniert. Du brauchst einen ersten, kleinen Beweis.

Such dir die eine Aufgabe, die dich am meisten nervt und am häufigsten anfällt. Der Klassiker: ein Lead trägt sich ein, und jemand tippt seine Daten von Hand ins CRM. Das ist regelbasiert, wiederkehrend, zeitfressend – der ideale Einstieg. Wie man genau so etwas baut, zeigen wir Schritt für Schritt bei den Facebook-Leads ins CRM.

Ein einzelner, klar umrissener Ablauf ist günstig, schnell gebaut und liefert sofort einen Beweis. Läuft er, siehst du den Effekt in wenigen Wochen – und baust auf diesem Beweis auf, statt auf einer Hoffnung. Klein anfangen ist nicht der billige Kompromiss, es ist der klügste Weg.

Wenn du nicht sicher bist, welcher Prozess bei dir der richtige erste Schritt ist: Genau dafür gibt es unsere kostenlose Zeit-Potenzial-Analyse. 45 Minuten, kein Verkaufsgespräch. Wir schauen uns deine Abläufe an und sagen dir ehrlich, wo sich Automatisierung zuerst lohnt – und wo nicht. Ein risikofreier Startpunkt. Wenn du selbst grob rechnen willst, bevor du mit uns sprichst: Auf unserer Startseite findest du einen Rechner, der dir eine erste Zahl liefert.

Häufige Fragen

Was kostet die günstigste Automatisierung?

Nach oben ist die Spanne offen, nach unten liegt sie bei praktisch 0 €. Ein einfacher Ablauf auf dem kostenlosen Tarif eines Tools kostet dich nur deine Zeit. Sobald jemand es für dich baut, beginnt es meist bei ein paar hundert Euro für einen kleinen, klar umrissenen Prozess.

Warum nennt ihr keinen Fixpreis auf der Website?

Weil ein ehrlicher Preis eine Analyse voraussetzt. Zwei Automationen können gleich aussehen und das Zehnfache auseinanderliegen – je nach Systemen, Ausnahmen und Komplexität. Deshalb ist unsere Analyse kostenlos und steht vor dem Festpreis. Danach kennst du deine Zahl punktgenau, meist im Rahmen von 5.000 € bis 18.000 €.

Lohnt sich Automatisierung auch für kleine Betriebe?

Gerade dann. In kleinen Betrieben macht oft eine Person zehn Dinge gleichzeitig – jede zurückgewonnene Stunde zählt doppelt. Du musst nicht groß anfangen. Ein einziger automatisierter Ablauf kann pro Woche Stunden freiräumen, und die Tool-Kosten bleiben bei wenigen Euro im Monat.

Wie schnell rechnet sich das Projekt?

Wenn die Aufgabe wiederkehrend, regelbasiert und zeitfressend ist, meist in wenigen Monaten. Rechne den Zeitwert, den du zurückgewinnst, gegen die einmaligen Projekt-Kosten. Bei spürbaren Zeitersparnissen ist die Automation oft nach wenigen Wochen bis Monaten bezahlt – und liefert danach jedes Jahr aufs Neue.