n8n vs. Make.com vs. Zapier: Der ehrliche Vergleich für KMU

n8n und Make.com sind die zwei Automatisierungsplattformen, zwischen denen wir in Anfragen aus dem Mittelstand 2026 am häufigsten abwägen: Beide verbinden Programme wie CRM, Shop, E-Mail und Buchhaltung ohne Programmieren – Make ist der visuelle Allrounder mit tausenden Anbindungen, n8n die offene Plattform, die du auf dem eigenen Server betreiben kannst. Dieser Vergleich zeigt, welches Tool wann passt.

Wenn du „n8n vs Make“ googelst, findest du vor allem Werbung: Jeder Anbieter erklärt dir, warum ausgerechnet sein Tool das beste ist. Wir sind in einer anderen Position: Wir nutzen beide, jeden Tag, im echten Kundenalltag. Seit 2016 haben wir über 120 Automatisierungsprojekte umgesetzt – Make ist dabei unser Standard, n8n kommt überall dort dazu, wo Datenschutz oder Volumen dafür sprechen. Deshalb können wir eine Antwort geben, die nicht davon abhängt, welches Tool wir verkaufen wollen: Es kommt auf vier Dinge an, und die gehen wir in diesem Artikel durch.

Zapier, den dritten großen Namen, lassen wir nicht weg – er bekommt weiter unten seinen fairen Platz. Aber in unseren Projekten läuft die Entscheidung 2026 meist zwischen n8n und Make.

Was ist n8n?

n8n ist eine Automatisierungsplattform aus Berlin, mit der du Abläufe zwischen Programmen als Diagramm zusammenklickst: Wenn im Shop eine Bestellung eingeht, lege in der Buchhaltung eine Rechnung an und schick dem Team eine Nachricht. Die einzelnen Bausteine heißen Nodes (Knoten) – du verbindest sie auf einer Zeichenfläche.

Drei Dinge machen n8n besonders:

• Du kannst es selbst betreiben. Die Software ist quelloffen nach dem fair-code-Modell: Der Programmcode ist einsehbar, und du darfst sie auf eigenen Servern betreiben – die Lizenz ist aber keine klassische Open-Source-Lizenz, Weiterverkauf als Konkurrenzprodukt ist ausgeschlossen. Die Community Edition läuft auf deinem eigenen Server. Alternativ gibt es eine gehostete Cloud-Variante, bei der n8n den Betrieb übernimmt.
• Es ist technisch offener als Make. Wo eine fertige Anbindung fehlt, baust du sie mit etwas Code selbst. Das geht bei Make über das HTTP-Modul auch, bei n8n ist es tiefer im Werkzeug verankert. Das macht n8n bei exotischer Branchensoftware stark – und setzt voraus, dass jemand im Team das kann oder will.
• KI gehört zum Kern. n8n hat KI-Agenten fest eingebaut und kann KI-Modelle auf Wunsch komplett lokal auf deinem Server betreiben – was das praktisch bedeutet, steht weiter unten.

Zum Vergleich in einem Satz: Make.com ist für uns die visuell zugänglichste Plattform, mit tausenden fertigen Anbindungen und EU-Hosting, ideal für Teams ohne Technik-Hintergrund (ausführlich in Was ist Make.com – einfach erklärt). Zapier ist der US-Pionier mit einer sehr großen App-Liste, am einfachsten für zwei, drei simple Verbindungen – und wird bei größerem Volumen im Vergleich am schnellsten teuer.

n8n vs. Make.com vs. Zapier: Die Vergleichstabelle

Kriterium	n8n	Make.com	Zapier
Fertige Anbindungen	Weniger fertige als Make, jede fehlende selbst ergänzbar	Sehr breit, deckt gängige DACH-Software ab	Sehr große App-Liste (Anbieterangabe), viele Nischen-Tools
Self-Hosting / Datenhoheit	Ja, Community Edition auf eigenem Server (auch in DE)	Nein, aber EU-Hosting wählbar	Nein, US-Anbieter
Preis bei kleinem Volumen	Cloud ab ca. 24 €/Monat; self-hosted nur Serverkosten	Kostenlos mit 1.000 Credits/Monat, dann ab ca. 9 $/Monat bei jährlicher Zahlung	Professional ab ca. 20 $/Monat für 750 Tasks
Preis bei hohem Volumen	Self-hosted fast unschlagbar (Server statt Ausführungen)	Fair, steigt mit Credits	Schnell teuer, jede Aktion zählt
Lernkurve ohne Technik-Team	Mittel bis hoch (besonders self-hosted: Updates, Backups)	Niedrig	Sehr niedrig
KI-Agenten	Eingebaut, Modelle auch lokal betreibbar	Eingebaut, im visuellen Baukasten	Vorhanden, weniger tief
Unser Einsatz	Datenschutz- und Volumen-Fälle	Standard für die meisten KMU-Projekte	Einsteiger mit zwei, drei simplen Abläufen

Preise und Anbindungszahlen sind Größenordnungen und ändern sich – prüfe vor der Entscheidung immer die offizielle Preisseite und das App-Verzeichnis des Anbieters.

Das Entscheidungsraster: vier Fragen

Wenn bei uns ein neues Automatisierungsprojekt startet, wählen wir das Werkzeug nicht nach Vorliebe, sondern nach vier Fragen. Dieselben vier kannst du dir stellen.

1. Konnektoren: Gibt es fertige Anbindungen für deine Programme?

Eine Automatisierung ist nur so gut wie die Programme, die sie verbinden kann. Make bringt tausende fertige Anbindungen mit und deckt die gängigen Programme deutscher Betriebe breit ab – CRM, Buchhaltung, E-Mail, Shop. Bei Branchen- und Speziallösungen lohnt der Blick in die Liste. n8n bringt weniger fertige Bausteine mit, ist dafür beim Selbstbauen am flexibelsten: Weil der Code offen ist, lässt sich jede fehlende Anbindung ergänzen. Zapier führt bei der reinen App-Anzahl – relevant, wenn du ein sehr exotisches Nischen-Tool anbinden willst.

Faustregel: Nutzt du gängige Software, ist die Konnektoren-Frage bei allen dreien gelöst. Nutzt du Spezialsoftware, prüfe konkret nach – fünf Minuten Suche ersparen dir eine Fehlentscheidung. Und für KI-Agenten, die selbst entscheiden, welches System sie wann brauchen, gibt es inzwischen einen eigenen Standard – wie der funktioniert, steht in Was ist MCP?.

2. Datenschutz und Self-Hosting: Wo dürfen deine Daten liegen?

Für viele Betriebe in Deutschland die wichtigste Frage – und hier hat n8n ein Argument, das die großen Cloud-Anbieter so nicht liefern: Du kannst die Plattform komplett selbst betreiben, zum Beispiel auf einem Server in Frankfurt oder im eigenen Haus. Die Automatisierung selbst läuft dann über keine fremde Infrastruktur. Wichtig für die ehrliche Einordnung: Daten, die ein Ablauf an angebundene Cloud-Dienste schickt – ein Cloud-CRM, einen Shop, ein KI-Modell –, gehen weiterhin dorthin. Self-Hosting nimmt dir den Zwischenhändler, nicht die Zielsysteme. Übrigens für alle, die nach einer „n8n-Alternative aus Deutschland“ suchen: n8n kommt selbst aus Berlin. Die Datenhoheit entsteht aber nicht durch den Firmensitz, sondern durch den Serverstandort – und den bestimmst du beim Self-Hosting selbst.

Make bietet EU-Hosting an – für die meisten Fälle eine solide Lösung ohne technischen Aufwand. Zapier ist ein US-Anbieter. Ein Transfer personenbezogener Daten in die USA braucht neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) eine eigene Rechtsgrundlage – in der Regel das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Machbar ist das, aufwendiger als EU-Hosting ist es trotzdem.

Wichtig: Das ist keine Rechtsberatung. Prüfe AVV und tatsächlichen Speicherort für deinen konkreten Fall – am besten mit deinem Datenschutzbeauftragten.

3. Preismodell: Was kostet es bei deinem Volumen?

Zwei Preisschilder, eine Waage: Entscheidend ist nicht der Listenpreis, sondern was dein Volumen wiegt.

Die Größenordnungen im Detail:

Make startet kostenlos (1.000 Credits pro Monat), der Core-Tarif liegt bei rund 9 $ pro Monat, Pro bei etwa 16 $, Teams bei ungefähr 29 $ (jährliche Zahlung). Seit August 2025 rechnet Make in Credits statt Operationen – grob gesagt ein Credit pro Aktion, die ein Ablauf ausführt. Das gehört in deine Kalkulation.

n8n ist beim Preis anders gebaut: Die selbst betriebene Community Edition ist kostenlos, du zahlst nur den Server – und dieser Posten bleibt weitgehend flach, egal wie viele Automatisierungen laufen; steigt dein Volumen deutlich, braucht der Server mehr Leistung. Rechne den Aufwand für Einrichtung, Updates und Backups ehrlich dazu. Die gehostete Cloud-Variante startet bei rund 24 € pro Monat. Bei sehr hohem Volumen ist self-hosted kaum zu schlagen.

Zapier beginnt beim Professional-Tarif bei rund 20 $ pro Monat für 750 Aufgaben – und weil jede ausgeführte Aktion als „Task“ zählt, summiert sich das bei mehrstufigen Abläufen schnell.

Warum die reine Menge an Ausführungen den Preis so stark treibt, rechnen wir im Detail in Make.com-Preise erklärt vor.

4. Team-Fähigkeiten: Wer betreut das Tool bei dir?

Das ehrlichste Kriterium – und das am häufigsten übersehene. In unseren Übergaben arbeiten Mitarbeitende ohne Technik-Hintergrund nach ein bis zwei Sitzungen selbstständig in Make; die visuelle Zeichenfläche zeigt jeden Ablauf als Diagramm. n8n fühlt sich ähnlich an, richtet sich aber an ein technischeres Publikum – vor allem, wenn du es selbst betreibst: Server aufsetzen, Updates einspielen, Backups. Wer das nicht im Haus hat, braucht jemanden, der den Betrieb übernimmt – bei uns gehört genau das zum Leistungsumfang.

Die beste Automatisierungsplattform für dein KMU ist die, die dein Team nach der Übergabe auch pflegen kann. Ein technisch perfektes Setup, an das sich nach sechs Monaten niemand mehr herantraut, ist kein gutes Setup.

Welches Tool ist besser für KI-Agenten?

Alle drei Tools können 2026 KI-Agenten bauen – kleine digitale Mitarbeiter, die selbst entscheiden, welchen Schritt sie als Nächstes tun –, Make und n8n am tiefsten. Bei Make sitzen die Agenten im selben visuellen Baukasten wie der Rest des Ablaufs, was es nach unserer Erfahrung leichter macht, nachzuvollziehen, was der Agent getan hat. Wie das konkret aussieht, zeigen wir in KI-Agenten in Make.com. n8n ist bei KI die technischste, aber mächtigste Wahl: Weil die Modelle lokal laufen können, verlässt nicht einmal der Text einer Kundenmail den eigenen Server. Für Kanzleien, Praxen und Personalabteilungen ist genau das oft der Ausschlag. Bei uns selbst laufen über 40 eigene KI-Agenten – dort lernen wir, was jede Plattform wirklich trägt. Was KI-Agenten unabhängig vom Tool im Betrieb leisten, steht auf unserer Leistungsseite.

Empfehlung für kleine Unternehmen und Mittelstand

Wenn du dich fragst, ob n8n oder Make.com für dein kleines Unternehmen die richtige Wahl ist, hier unsere Empfehlungslogik aus der Praxis – in absteigender Häufigkeit:

• Der Normalfall: Make. Bezahlbar, verständlich, EU-Hosting, riesige Anbindungsauswahl. Für die meisten KMU der beste Kompromiss aus Preis, Leistung und Bedienbarkeit – und das Tool, mit dem dein Team am ehesten selbst arbeiten kann.
• Der Datenschutz-Fall: n8n. Sensible Daten, Branchen mit strengen Vorgaben, oder schlicht der begründete Wunsch, dass die Automatisierung auf dem eigenen Server läuft: n8n, self-hosted, in der EU.
• Der Volumen-Fall: n8n. Zehntausende Ausführungen pro Monat? Self-hosted zahlst du den Server statt jeder einzelnen Ausführung – der Kostenunterschied ist dramatisch.
• Der Einsteiger-Fall: Zapier. Null Technik-Erfahrung, zwei simple „Wenn A, dann B“-Abläufe, kleines Volumen: Zapier ist der bequemste Start. Fair bleibt fair.

Warum wir beide nutzen – transparent

Wir haben uns nie auf ein Lager festgelegt, und das ist Absicht: Das Werkzeug folgt dem Problem, nicht umgekehrt. Make ist unser Standard, weil es für die allermeisten Betriebe die beste Mischung liefert – unser Gründer Manuel Gick ist zertifizierter Make.com-Trainer, wir kennen nicht nur die Stärken des Tools, sondern auch seine Grenzen. n8n setzen wir ein, wo Datenschutz oder Volumen dafür sprechen. Und wenn keins von beiden passt, sagen wir auch das.

Wenn du Make ausprobieren willst: Über unseren Empfehlungs-Link bekommst du die Pro-Version mit 10.000 Credits einen Monat gratis – danach wechselst du automatisch in den kostenlosen Plan.

Transparenz: Dieser Link ist ein Empfehlungs-Link (Affiliate). Nutzt du ihn, erhalten wir ggf. eine Provision – für dich ändert sich nichts am Preis.

Häufige Fragen

n8n oder Make.com für kleine Unternehmen – was ist besser?

Für die meisten kleinen Unternehmen: Make. Es ist schneller gelernt, günstig im Einstieg und dein Team kann Abläufe später selbst anpassen. n8n lohnt sich, wenn Datenschutz per Self-Hosting Pflicht ist oder dein Volumen so hoch wird, dass sich der eigene Server rechnet – dann brauchst du aber jemanden, der die technische Betreuung übernimmt.

Ist n8n wirklich kostenlos?

Die Software selbst ist in der self-hosted Community Edition kostenlos. Du zahlst die laufenden Serverkosten – und solltest den Aufwand für Einrichtung, Updates und Wartung ehrlich mitrechnen. Ohne technische Unterstützung ist die gehostete Cloud-Variante oder Make meist die entspanntere Wahl.

Kann ich n8n selbst hosten – und was brauche ich dafür?

Ja, das ist einer der Hauptgründe für n8n. Du brauchst einen kleinen Server bei einem europäischen Anbieter, jemanden, der die Installation aufsetzt – meist mit Docker, einer Standardmethode, Server-Software als fertiges Paket zu installieren –, und einen festen Ablauf für Updates und Backups. Für Betriebe ohne eigene IT übernimmt das ein Partner. Rechne die Betreuung ehrlich mit ein: Erst dann zeigt sich, ab welchem Volumen self-hosted wirklich günstiger ist als das Cloud-Abo.

Gibt es n8n-Beispiele und Vorlagen für den Einstieg?

Ja, n8n betreibt eine öffentliche Vorlagen-Bibliothek, und wir finden dort regelmäßig einen brauchbaren Startpunkt – von der E-Mail-Sortierung bis zur Rechnungsverarbeitung mit KI. Für den Mittelstand sind typische Beispiele: Bestellungen aus dem Shop in die Buchhaltung übertragen, Kontakte aus Formularen ins CRM legen und anreichern, Rechnungen per KI auslesen, wöchentliche Reports aus mehreren Systemen zusammenstellen. Die Vorlagen sind ein guter Start; an deine Systeme angepasst werden müssen sie trotzdem.

Kann ich später von Make zu n8n wechseln?

Ja, aber es ist kein Knopfdruck: Die Abläufe müssen im neuen Werkzeug neu aufgebaut werden, weil jedes Tool seine eigene Logik hat. Für zwei, drei Automatisierungen ist das ein Nachmittag, für dreißig ein kleines Projekt. Deshalb lohnt es sich, Datenschutz-Anforderungen und erwartetes Volumen schon vor der ersten Automatisierung ehrlich zu klären – der Wechsel kostet später mehr als die Sorgfalt am Anfang.

Der nächste Schritt

Am Ende zählt nicht das Tool, sondern das Ergebnis: gewonnene Stunden pro Woche. Welches Werkzeug für deinen Betrieb das richtige ist, finden wir am schnellsten gemeinsam heraus – in der kostenlosen Zeit-Potenzial-Analyse: 45 Minuten, 0 €, kein Verkaufsgespräch. Wenn danach ein Projekt sinnvoll ist, läuft es als SCALE²-Sprint mit Festpreis – und wenn nicht, weißt du trotzdem, welches Tool zu dir passt. Mehr zu unserer Arbeit findest du auf der Leistungsseite. Zeit-Potenzial-Analyse buchen →