Du willst mit Automatisierung starten, aber vor der leeren Fläche in Make.com sitzt du wie vor einem weißen Blatt. Genau dafür gibt es Make.com Vorlagen: fertige Automationen, die du kopierst, anpasst und startest, statt jeden Schritt selbst zu bauen. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Make.com Templates sich lohnen, wie du sie in drei Schritten einsetzt und woran du erkennst, wann eine Vorlage dir hilft und wann sie dich ausbremst.

Wenn Make.com für dich noch neu ist, lies vorher kurz, was Make.com einfach erklärt ist. Danach ergibt der Rest hier sofort Sinn.

Was sind Make.com-Vorlagen eigentlich?

Eine Vorlage ist eine vorgefertigte Automation, ein sogenanntes Szenario. Jemand hat die einzelnen Schritte schon zusammengesteckt: Auslöser, Aktionen, Verbindungen. Du kopierst diese Vorlage in deinen eigenen Account und musst nur noch deine Zugänge und Details eintragen.

Der Vorteil: Du fängst nicht bei null an. Statt zu überlegen, welche Bausteine du brauchst und in welcher Reihenfolge, siehst du direkt ein funktionierendes Grundgerüst. Du lernst nebenbei, wie ein sauberes Szenario aussieht.

Make.com selbst betreibt eine öffentliche Template-Galerie mit tausenden Vorlagen, sortiert nach Anwendungsfall und nach den beteiligten Apps. Du findest sie über den Menüpunkt „Templates“ in deinem Make-Konto oder auf der Make-Website. Zusätzlich teilen Berater und Agenturen eigene Vorlagen, die du importieren kannst.

So nutzt du eine Vorlage in 3 Schritten

Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten. Du brauchst keine Programmierkenntnisse.

1. Vorlage auswählen und kopieren. Öffne die Template-Galerie, suche nach deinem Anwendungsfall (etwa „lead“ oder „invoice“) und klicke auf „Vorlage verwenden“. Make legt eine Kopie in deinem Konto an, die nur dir gehört.
2. Verbindungen herstellen. Die Vorlage fragt jetzt nach deinen Zugängen, zum Beispiel dein Gmail-Postfach, deine Google Tabelle oder dein CRM. Du meldest dich einmal an, und Make merkt sich die Verbindung.
3. Anpassen und testen. Trage deine konkreten Details ein: welcher Ordner, welche Spalte, welcher Empfänger. Dann startest du einen Testlauf mit einem echten Beispiel und prüfst, ob das Ergebnis stimmt. Erst wenn es passt, schaltest du die Automation scharf.

Rechne mit 20 bis 60 Minuten pro Vorlage, bis alles sauber läuft, wenn du es zum ersten Mal machst. Das ist deutlich schneller, als das gleiche Szenario komplett selbst aufzubauen.

7 Vorlagen-Typen, die sofort Zeit sparen

Diese sieben Typen decken die häufigsten Aufgaben in kleinen und mittleren Betrieben ab. Alle beruhen auf Make-Standardfunktionen und finden sich in der offiziellen Template-Galerie.

Lead-Capture ins CRM

Ein neuer Lead kommt über ein Formular, eine Facebook-Anzeige oder deine Website rein. Die Vorlage legt ihn automatisch als Kontakt in deinem CRM an, ohne dass jemand abtippt. So geht kein Interessent mehr verloren, weil eine E-Mail im Postfach untergeht.

Rechnungs-Workflow

Eingehende Rechnungen im PDF-Format werden erkannt, die wichtigsten Felder ausgelesen und in dein Buchhaltungstool oder eine Tabelle übertragen. Die Datei wandert sauber in einen Ordner. Das spart pro Rechnung ein paar Minuten Handarbeit und reduziert Tippfehler.

Social-Posting

Du erstellst einen Beitrag einmal und die Vorlage verteilt ihn an mehrere Kanäle, etwa Instagram, Facebook und LinkedIn. Statt dreimal zu posten, pflegst du eine Quelle, zum Beispiel eine Tabelle oder einen Ordner.

E-Mail-Digest

Statt den ganzen Tag ins Postfach zu schauen, sammelt die Vorlage bestimmte Nachrichten und schickt dir einmal täglich eine kompakte Übersicht. Gut für Newsletter, Benachrichtigungen oder Formulareingänge, die du nicht sofort brauchst.

Kalender-Sync

Termine aus einem Buchungstool, einer Tabelle oder einem Projektplan landen automatisch in deinem Google- oder Outlook-Kalender. Doppelbuchungen und vergessene Einträge werden seltener, weil nur noch eine Quelle gepflegt wird.

Datei-Backup

Neue Dateien, etwa E-Mail-Anhänge oder hochgeladene Dokumente, werden automatisch in einen sicheren Cloud-Ordner kopiert. So hast du eine zweite Ablage, ohne dass jemand daran denken muss.

Formular in Tabelle

Jede Formulareingabe wird als neue Zeile in eine Google Tabelle oder Airtable geschrieben. Du hast sofort eine durchsuchbare Liste aller Anfragen, statt einzelne E-Mails zu sortieren.

Kostenlose vs. Premium-Vorlagen

Die meisten Vorlagen in der offiziellen Make-Galerie sind kostenlos. Du zahlst nur für deinen Make-Tarif und für die Zahl der Vorgänge, die deine Automation verarbeitet, nicht für die Vorlage selbst. Für den Einstieg reichen kostenlose Templates fast immer aus.

Premium-Vorlagen kommen meist von Beratern oder Agenturen. Sie sind aufwendiger gebaut, decken komplexere Abläufe ab und bringen oft eine Anleitung oder Support mit. Das kann sich lohnen, wenn ein Ablauf viele Sonderfälle hat oder geschäftskritisch ist.

Unsere Empfehlung: Starte mit einer kostenlosen Vorlage. Wenn du merkst, dass dein Fall zu speziell ist oder die Vorlage regelmäßig hakt, ist das der richtige Moment, über eine bezahlte Lösung oder eine individuell gebaute Automation nachzudenken.

Vorlagen sicher an deinen Betrieb anpassen

Eine Vorlage ist ein Startpunkt, kein fertiges Produkt für deinen Betrieb. Bevor du sie scharf schaltest, prüfe drei Dinge.

• Datenschutz: Achte darauf, wo deine Daten verarbeitet werden. Prüfe, ob EU-Hosting möglich ist und ob du mit den beteiligten Diensten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) hast. Das sind Best-Practice-Hinweise, keine Rechtsberatung, im Zweifel frag deinen Datenschutzbeauftragten.
• Testlauf mit echten Daten: Lass die Automation erst an einem harmlosen Beispiel laufen und kontrolliere jedes Feld. Erst wenn das Ergebnis stimmt, gibst du sie frei.
• Fehlerbehandlung: Überlege, was passiert, wenn ein Schritt schiefgeht. Eine gute Vorlage benachrichtigt dich, statt still zu scheitern. Fehlt das, ergänze eine einfache Benachrichtigung.

Willst du Vorlagen um KI erweitern, etwa um E-Mails automatisch zu sortieren oder Texte zu ziehen, schau dir an, wie KI-Agenten in Make.com funktionieren.

Häufige Fehler mit Vorlagen

Vorlagen sparen Zeit, aber ein paar Fallen tauchen immer wieder auf. Wer sie kennt, umgeht sie.

Der häufigste Fehler: die Vorlage ungeprüft scharf schalten. Sie läuft dann mit falschen Ordnern, falschen Empfängern oder doppelten Einträgen, und niemand merkt es, bis Daten durcheinander sind. Immer erst testen.

Zweiter Fehler: eine zu komplexe Vorlage für ein einfaches Problem. Manche Templates haben zehn Schritte, obwohl du nur drei brauchst. Jeder überflüssige Schritt kostet Vorgänge, also bares Geld, und macht die Automation anfälliger. Wähle die einfachste Vorlage, die deine Aufgabe löst.

Dritter Fehler: keine Kontrolle über Verbindungen. Wenn du eine Vorlage importierst, hängt sie manchmal noch an fremden Zugängen. Prüfe, dass jede Verbindung deine eigene ist, sonst laufen Daten ins Leere oder ins falsche Konto.

Wann du besser bauen lässt

Vorlagen sind ideal für Standardaufgaben. Sobald dein Ablauf viele Ausnahmen hat, mehrere Systeme verbindet oder direkt am Umsatz hängt, stößt eine fertige Vorlage an ihre Grenzen. Dann kostet dich das ständige Nachbessern mehr Zeit, als eine saubere Lösung von Anfang an gekostet hätte.

Ein Beispiel: Ein Lead-Formular in eine Tabelle schreiben, das schafft jede Vorlage. Aber wenn Leads je nach Quelle unterschiedlich bewertet, an verschiedene Mitarbeiter verteilt und in drei Systeme gespiegelt werden sollen, wird es individuell. Hier lohnt es sich, bauen zu lassen.

Genau das ist unsere Arbeit. Techflow.ai aus Darmstadt baut seit 2016 Automationen und hat über 120 Projekte umgesetzt, 98 Prozent unserer Kunden wollen weiter mit uns arbeiten. Unser Gründer Manuel Gick ist zertifizierter Make.com-Trainer. Wenn du wissen willst, ob sich das für deinen Betrieb rechnet, buch dir eine kostenlose Zeit-Potenzial-Analyse: 45 Minuten, kein Verkaufsgespräch. Willst du erst selbst tiefer einsteigen, gibt es die 1:1-Beratung mit Manuel für 200 € pro Stunde. Was wir sonst noch anbieten, siehst du auf der Seite zu unseren Leistungen.

Häufige Fragen

Sind Make.com-Vorlagen kostenlos?

Die meisten Vorlagen in der offiziellen Make-Galerie sind kostenlos. Du zahlst nur deinen Make-Tarif und die Zahl der verarbeiteten Vorgänge, nicht die Vorlage. Premium-Vorlagen von Beratern oder Agenturen können extra kosten.

Kann ich eine Vorlage nachträglich ändern?

Ja. Sobald die Vorlage in deinem Konto liegt, ist sie deine eigene Kopie. Du kannst Schritte hinzufügen, entfernen oder anpassen, so oft du willst, ohne dass das Original betroffen ist.

Wie finde ich die passende Vorlage?

Öffne die Template-Galerie und suche nach deinem Anwendungsfall oder nach den Apps, die du nutzt, zum Beispiel „Gmail“ oder „HubSpot“. Filtere nach Kategorie und lies die Kurzbeschreibung, bevor du eine Vorlage kopierst.

Brauche ich Programmierkenntnisse, um Vorlagen zu nutzen?

Nein. Vorlagen sind so gebaut, dass du sie ohne Code einsetzen kannst. Du meldest dich bei deinen Diensten an und trägst deine Details ein. Erst bei sehr speziellen Anpassungen hilft technisches Wissen, und dafür gibt es Trainer und Agenturen.